کارمندان نمی‌توانند به راحتی در دفتر کار یا حین برگزاری جلسه در قالب اپلیکیشن زوم ابراز احساسات کنند. در فضای دورکاری یا دفتر کار ترکیبی، اطلاع از نوع احساس همه تیمی شما میتواند از این هم سخت تر شود. در این راستا مدیران می‌توانند از ایموجی به عنوان راهی جالب و در عین حال آسان برای برقراری ارتباط با تیم کاری زیر مجموعه خود استفاده کنند. ایموجی‌ها می‌توانند به شما کمک کنند تا به عنوان یک مدیر دقیق تر و بهتر از همیشه از احساسات اعضای تیم کاری خود آگاه شوید. با شناخت نسبی شخصیت هر یک از کارمندان به نوعی احساس همدلی با آن‌ها دست یابید. در نتیجه احساسات مناسب مدل سازی شده و منجر به تقویت فرهنگ شرکت می‌شود. با این حال، استفاده از ایموجی میتواند به منزله یک میدان مین میان نسلی و میان فرهنگی باشد. بنابراین اگر در این حوزه تازه کار هستید، پیشنهاد می‌شود که با ایموجی‌های ساده (به عنوان مثال یک شست به سمت بالا) کار را شروع کرده و کمتر به سراغ ایموجی‌هایی بروید که شکل پیچیده ای از احساسات را به تصویر می‌کشند.
مدیران اغلب اوقات بر روی نشانه‌های فیزیکی مانند حالات چهره و زبان بدن، برای سنجش و انتقال احساسات یا قصد و نیت خود تکیه کرده اند اما انجام این کار از راه دور کمی دشوار تر است، جایی که هم تشخیص حالات چهره و حرکات فیزیکی و هم انتقال پیام از این طریق سخت می‌باشد.
شواهد و مدارک موجود به روند رو به رشد استفاده از ایموجی در محیط کار مجازی به عنوان جایگزینی برای ابراز احساسات فیزیکی اشاره دارند. آن‌ها می‌توانند به روشن شدن معنای پشت ارتباطات دیجیتال و همچنین نوع و قدرت احساسات بیان شده کمک کنند. برای مثال موارد نادری پیش آمده که مدیری از ایموجی‌هایی که مردم اکثرا آن‌ها را حمایت گر می‌دانند، آزرده خاطر شده است. در نهایت وجود یک سری تفاوت‌های فرهنگی و جغرافیایی میتواند به این معنا باشد که ایموجی دوستانه یک نفر ممکم است در نگاه دیگری توهین امیز به نظر برسد.
برای مدیریت در فضای دورکاری یا یک دفتر کاری ترکیبی، مدیران باید ضمن آگاهی درباره این مشکلات، با نحوه استفاده موثر از ایموجی‌ها آشنا شوند.
استفاده از ایموجی برای برقراری ارتباط با اعضای تیم کاری
بر اساس نتایج تحقیقاتی که اخیرا در مورد استفاده از ایموجی در محل کار صورت گرفته، نویسنده مقاله چهار روش موثر استفاده از ایموجی را شناسایی کرده که میتواند به شما در مسیر برقراری ارتباط با کارمندان کمک کرده و توانایی شما در این زمینه را بهبود بخشد. در کنار آن مصاحبه با مدیرانی که خود از ایموجی برای مدیریت تیم کاری خود استفاده می‌کنند نیز مفید و موثر واقع گردید تا بتوان این روش‌های کاربردی برای استفاده مقام مدیریت از ایموجی در یک محیط کاری ترکیبی یا فضای دورکار را به بهترین شکل ممکن طبقه بندی کرده و به تفصیل شرح داد:
۱- بینش و دیگاه عمیق تری در مورد نوع احساسات تیم کاری زیردست خود به دست آورید.
کارکنان بانک «Danske Bank A/S» به عنوان یک شرکت ارائه دهنده خدمات بانکی و مالی دانمارکی، به محض ورود به جلسات مدیریت از راه دور خود، یک ایموجی خاص را با دیگران به اشتراک می‌گذارند. به گفته «ادواردو مورالس»، مالک محصول Danske Bank، جلسات مجازی با حال و احوالپرسی از اعضای تیم شروع می‌شود. در این راستا هر نفر با یک استیکر یا ایموجی احساسات خود را بیان خواهد کرد. از آنجایی که در این جلسات معمولا بیش از 40 نفر شرکت می‌کنند، به اشتراک گذاری ایموجی به شرکت کنندگان این امکان را می‌دهد تا تنها با یک نگاه به نمایشگر پیش رو، از حال و هوای یکدیگر و همچنین فضای کلی حاکم بر تیم کاری آگاه شوند. مورالس معتقد است که این اقدام باعث صرفه جویی در زمان شده و در عین حال بر غنای تعاملات نیز می‌افزاید. ایموجی‌ها به ما اجازه می‌دهند تا طیف گسترده تری از احساسات را فراتر از جمله ساده و متداول «من خوبم»، بیان کنیم.
کار ساده انتخاب ایموجی به اعضای تیم فرصتی برای اندیشیدن درباره اوضاع و احوال خود را می‌دهد که مشخص شده تاثیر مثبتی بر روی عملکرد تک تک افراد دارد. در نتیجه کسانی که نسبت به بقیه در سطح بالاتری از لحاظ خودآگاهی قرار دارند، در بیان احساسات خود اندیشمندانه تر رفتار کرده و همین اتفاق منجر به اعمال دقت بیشتر در انتخاب ایموجی جهت نشان دادن حال و احوال خود خواهد شد.
احساسات کارمندانتان یک نوع داده اطلاعاتی است که می‌توان در رابطه با شناخت آن‌ها از این داده‌ها کمک گرفت. به این ترتیب شما می‌توانید بفهمید که چه چیزی آن‌ها را تحریک کرده و نسبت به شغل و حرفه خود چه حسی دارند.
به ذهن لوک توماس، موسس استارتاپ نرم افزاری «Friday.app» این سوال خطور کرد که به عنوان یک مدیر چگونه میتواند بفهمد اعضای تیمش در شرایط دورکاری بر روی چه موضوعی کار کرده و در مورد شغل و حرفه اشان چه حسی دارند؟ در پاسخ به این سوال، او تصمیم گرفت که در قالب یک سری تحقیقات و بررسی‌های هفتگی شروع به استفاده از ایموجی کند. او در راستای تهیه یک سری گزارش‌های مستقیم از تک تک کارمندان خود می‌خواهد تا با انتخاب و ارسال سک ایموجی نشان دهند که هفته گذشته برایشان چگونه سپری شده است. در ادامه او به ترتیب این سوالات را مطرح خواهد کرد: چه اتفاق خوبی در این هفته برای شما رخ داد؟ بدترین قسمت هفته گذشته چه بود؟ آیا مشکلی هست که بتوانم در ان مورد به شما کمک کنم؟
توماس در ادامه توضیح می‌دهد که این قبیل به روز رسانی‌ها به او اجازه خواهد داد تا گفتگو‌های شخصی غنی تری داشته و سپس بر اساس نیاز‌های کارمندانش عمل کند. او می‌گوید: «من زمان کمتری را صرف به روز رسانی تحقیقات جامع و کلی کرده و زمان بیشتری را به ایجاد روابط بهتر با کارمندان، حذف موانع موجود در این مسیر و جلوگیری از تلقین نوعی حس مافوق بودن به ان‌ها اختصاص خواهم داد.»
احساسات به نوعی مسری هستند. نتایج یک سری تحقیقات نشان می‌دهند که ممکن است احساسات در فضای دورکاری و دنیای دیجیتال نسبت به شرایط عادی و فضای کار فیزیکی حتی تقویت شده و با شدت بیشتری به یکدیگر سرایت یابند. مدیریت احساس و خلق و خوی اعضای تیم از وظایف مهم رهبری است و ایموجی‌ها می‌توانند به مدیران کمک کنند تا در موقعیت‌های خاص یک سری ایموجی مناسب را ارسال کرده و اجازه الگوبرداری از ان را به بقیه نیز بدهند.
یکی از مدیران ارشد یک شرکت جهانی تولید کننده کالا‌های مصرفی مدعی است که از ایموجی و گیف برای کمک به ایجاد انگیزه در اعضای تیم و دیگر همکارانش بهره می‌برد. او به این ترتیب تلاش می‌کند تا به سایرین انرژی بخشیده و کاری کند تا یک سری رفتار‌های مثبت از ان‌ها سر بزند. به عنوان نمونه، او توضیح داد که در یک مورد خاص چگونه از یک گیف و ایموجی خنده دار استفاده کرده تا تنها برای لحظه ای شادی را به بحث مالی چالش برانگیزی که در یک چت آنلاین در حال شکل گرفتن بود، تزریق نماید. این گیف و ایموجی مفید واقع شد و موجب گردید تا بحث به جاهای خوبی کشیده شود. استفاده مفید و موثر از این ایموجی‌ها از سوی مدیران میتواند حس شادی، غرور، اشتیاق و خوشبینی را به جمع تزریق کند.
بر همه شرکت‌ها یک نوع فرهنگ سازمانی خاصی حاکم است که میتواند بر روی همه چیز از میزان رضایت کارکنان گرفته تا فرسودگی شغلی یا عملکرد مالی تاثیر بگذارد. ایموجی‌ها می‌توانند در قالب ارتباطات روزانه فرهنگ سازمانی شما را تقویت کنند.
یکی از مدیران یک خرده فروشی فعال در عرصه فروش مبلمان منزل معتقد است که یک نوع فرهنگ سازمانی دوستانه بر روی شرکت تحت مدیریت خود حاکم می‌باشد. در این شرکت افراد بسیار زیاد همدیگر را در آغوش می‌گیرند. در شرایط دورکاری، امکان در آغوش گرفتن فیزیکی همکاران وجود ندارد اما در این شرکت خاص اجازه ارسال هر نوع ایموجی آزادانه به کارمندان داده شده و مدیر نیز قانونی برای انجام این کار از قبل تعیین نکرده است.
با اندیشیدن درباره فرهنگ سازمانی حاکم بر نهاد تحت مدیریت خود، شما می‌توانید به ایموجی‌هایی فکر کنید که میتواند به نوعی این فرهنگ را تقویت نماید.
در نهایت اگر تازه کار بوده یا در مورد استفاده از ایموجی در محل کار مردد هستید، توصیه می‌کنیم با هدف کاهش احتمال توهین از ارسال ایموجی‌هایی که شکل پیچیده ای از احساسات را به نمایش می‌گذارند (مانند ایموجی خندانی که اشک از چشمانش جاری است) اجتناب نموده و به جای آن یک ایموجی ساده (انگشت شست به طرف بالا) استفاده کنید. در صورت عدم توجه به این جزئیات مهم ممکن است گاهی اوقات سوء تفاهم پیش آید.
امکان ابراز احساسات در فضای دورکاری یا جلسه مجازی چندان وجود نداشته و بنابراین در چنین شرایطی درک احساس تک تک اعضای تیم دشوار تر از همیشه خواهد بود. در این طور مواقع استفاده از ایموجی میتواند به مدیران کمک کند تا با کارمندان خود ارتباط برقرار کرده و دست به تقویت فرهنگ سازمانی حاکم بر شرکت تحت مدیریتشان بزنند.
www.hbr.org