ام بی ای نیوز: امروزه از نیروی انسانی به عنوان یکی از ارکان حیاتی هر سازمان یاد می شود. سازمانهای موفق بیش از سایرین به اهمیت نیروی انسانی واقف بوده و تمامی تلاش خود را برای نگهداری پرسنل کارآزموده و قدیمی خود به خرج می دهند. اما با این وجود، متاسفانه تنها تعداد معدودی از سازمان های ایرانی به این مهم توجه دارند. از این رو امروزه نگهداری نیروی انسانی به یکی از چالش های بزرگ سازمان های ایرانی تبدیل شده است. اما خبر خوش برای این دسته از مدیران سازمان ها آنکه با استفاده از تکنیک های جانشین پروری و بکارگیری ابزارهای افزایش انگیزش پرسنل، به راحتی میتوان با این چالش پیش رو مقابله نمود. در این راستا با دکتر رضا اصغریان، مدرس و مشاور مدیریت در خصوص بررسی مفهوم جانشین پروری و تاثیر آن بر روند رشد و پیشرفت سازمانها گفتگویی داشته ایم که در ادامه می‌خوانید.
سازمانهای ایرانی دائما در پی یافتن کارمندان متخصص و حرفه‌ای در زمینه مرتبط با کسب و کار خود هستند، در صورتی که می‌توانند به آموزش کارمندان فعلیِ خود پرداخته و به راحتی به هدف مورد نظر خود دست یابند، به نظرتان چرا سازمان های ایرانی به این موضوع مهم کم توجه هستند؟
همه می دانیم که وجود نیروی انسانی کارآمد در پیشبرد اهداف مدیران سازمان نقش مهم و تأثیر گذاری را ایفا می کند. مدیران سازمان ها نیز از حیث طرز تفکر و دیدگاه مدیریتی به دو دسته تقسیم می شوند. مدیرانی کهبهنیروهای انسانی نگاهی ابزاری دارند و فقط از آنها در جهت پیشرفت اهداف سازمان بهره برداری می‌کنند و دسته دوم مدیرانی که نیروی انسانی را به مانند روح سازمان در نظر گرفته و آنان را به عنوان نیروی محرک و پویای محیط کار در نظر می‌گیرند. برای پاسخگویی به سئوال مطرح شده باید دسته دوم مدیران را در نظر گرفت، چون دسته اول فقط خروجی سازمان برایشان اولویت دارد و بحث مطرح شده برای آنها راهگشا نخواهد بود.
در حقیقت، اغلب مدیران در محیط کاری خود با مشکلات گوناگونی روبرو هستند که یکی از مهم ترین آنها عدم برنامه ریزی صحیح نیروی انسانی سازمان خود است. این مشکل، بیشتر به سبب تمرکز بیش از حد آنان بر بخش های مختلف سازمان نظیر امور مالی، فروش، بازاریابی و واحد توزیع محصولات می باشد. مدیران ایرانی اغلب توجه اندکی به واحد منابع انسانی در سازمان خود دارند و اهمیت چندانی به نیروی انسانی که ماحصل زحمات او منجر به تولید و فروش محصولاتشان می‌شوند، نمی‌دهند. این درحالی است که در سازمانهای موفق و پیشرو، به واحد منابع انسانی که یکی از مهمترین وظایف آن برنامه ریزی نیروی انسانی است، مشابه با سایر واحدهای سازمان توجه یکسانی می شود. در این واحد بطور منظم وضعیت کارکنان سنجیده و بصورت روزانه وضعیت جسمی و روحی پرسنل، میزان آموزش عمومی و تخصصی مورد نیاز، سوابق و مسئولیت های آنان مورد بررسی و ارزیابی قرار می گیرد و نتایج بررسی ها در قالب گزارش های هفتگی و ماهیانه به مدیران ارشد به جهت ملاحظه و تصمیم گیری به منظور ارتقاء شغلی و یا جابجایی و تغییر سمت ارائه داده می شود. این امر پس از مدت زمان کوتاهی منجر به افزایش بهره وری سازمان خواهد شد.
بدون شک، هر سازمان در طول دوران فعالیت خود بارها و بارها برای تصدی سمت های گوناگون در سازمان، به چاپ آگهی فراخوان استخدام، برگزاری جلسات متعدد مصاحبه شغلی و جلسات مرتبط با گزینش نیروی مناسب نیاز پیدا کرده است و به خوبی با معضلات و هزیه هایی که به منظور استخدام نیروی کاری مناسب می بایست صرف شود آگاه است. این در حالیست که میتوان با آموزش نیروهای انسانی موجود در سازمان به جهت تصدی مناسب بالاتر به عنوان یکی از کم هزینه ترین و مؤثر ترین تکنیک های برنامه ریزی نیروی انسانی در سازمانهای مدرن نام برد. به نظر شما ارتقاء کارمندانی که مدتی است در سازمان شما مشغول به کار است و با فرهنگ، قوانین و استانداردهای موجود در سازمان شما به خوبی آشناست برای تصدی مناسب شغلی بالاتر گزینه مناسبی است یا فرد جدیدی که از خارج از سازمان به محیط کاری شما ورود میکند و در مدت زمان کوتاهی می بایست با فرهنگ سازمان شما و سایر کارمندان آشنایی یابد؟ به نظر شما کدامیک زمان و هزینه کمتری برای هماهنگ شدن با سازمان شما دارند و ریسک کمتری برای شما خواهند داشت؟ اجازه بدید سوال دیگری بپرسم. به نظر شما چه نیروی انگیزشی میتواند بهتر از امید به آینده ای روشن برای کارمندانتان باشد. اگر پرسنل شما امید داشته باشند تا در صورتیکه با انگیزه کار کرده و نیروی مؤثر و در خدمت سازمان باشند، طی چند سال آینده ارتقاء شغلی متناسب با تخصص خود دریافت خواهند نمود، آیا بی انگیزه و بی رمق در سازمان حضور پیدا خواهند کرد؟ خاطر نشان می کنم که ورود یک نیروی متخصص به سازمان، منجر به خروج و یا بی انگیزگی یکی از نیروهای بالقوه شرکت خواهد شد. البته منکر این نیستم که تمامی پرسنل موجود در سازمان نیروهای عالی و درجه یکی نیستند و جدایی آنان از سازمان هیچگونه مشکلی ایجاد نکند و چه بسا گزینه مناسبی باشد. اما منظور بنده اینست که توجه بیشتر به کارمندان و برنامه ریزی مناسب برای آنان میتواند باعث رشد و پویایی سازمان و افزایش بهره وری و کارآیی کارمندان شود.
مبحث جانشین پروری در سازمان های ایرانی از اهمیت چندانی برخوردار نیست و هرگاه یکی از کارمندان، سازمان را به هردلیلی ترک نماید، عملا یافتن جایگزین مناسب کار ساده ای نخواهد بود. به نظر شما چه عاملی باعث می شود مدیران ما کمتر به این موضوع توجه کنند؟
اتفاقا به نکته درستی اشاره کردید. همانطور که در ابتدا گفته شد، جانشین پروری موضوع بسیار مهمی است که می بایست توجه بیشتری به آن صورت گیرد. به نظر بنده در گام اول مدیران ما می بایست با ضرورت این مقوله آشنا شوند و آن را به خوبی درک کنند. مادامی که مدیران ما به اهمیت برنامه ریزی نیروی انسانی و مباحث مربوط به آن نظیر جانشین پروری واقف نشوند، این پدیده در سازمان به نحو صحیحی پیاده سازی نخواهد شد و نتیجه آن خواهد شد که پس از مدت زمان کوتاهی که از پیاده سازی آن میگذرد، کارآیی خود را به مرور از دست خواهد داد. به بیانی دیگر، اگر مدیران به اهمیت موضوع پی ببرند مطمئنا در جهت رشد این مفهوم در محیط تحت سرپرستی خود پیشگام خواهند شد. در گام دوم می بایست مدیران میانی، کارشناسان و کلیه کارمندان با این مفهوم آشنا شوند. مدیران می بایست امتیازاتی که یک پرسنل در طول دوران کاری خود میتواند کسب کنند و در نهایتاین امکان را خواهد یافت تا به سمت بالاتری ارتقاء شغلی یابد را برای آنان بازگو نماید.
البته این نکته را نیز در نظر داشته باشید که مفاهیم فوق زمانی در سازمان به خوبی اجرایی شده و بسط پیدا میکند که درآن فعالیت ها، وظایف و مسئولیت های مرتبط با تک تک مشاغل و سمت های موجود در سازمان از پیش تعیین شده باشد. به عنوان مثال فعالیت ها، وظایف و مسئولیت های تمامی پرسنل مستقر در واحد فروش اعم از مدیر فروش، کارشناسان، مسئولین فروش و بازاریاب های حضوری و تلفنی می بایست از پیش توسط واحد منابع انسانی سازمان تهیه و تدوین شده باشد. اتفاقی که به ندرت در سازمانهای ایرانی می‌افتد. اگر شرح وظایف هر شغلی در سازمان درست و بجا تعریف شده باشد، سازمانها دیگر وابسته به افراد نخواهند بود و اگر فردی به هر دلیلی قصد خروج از سازمان را داشته باشد، شرح شغل سمت مورد نظر به محض ورود فرد جدید به سازمان به وی داده شده و علیرغم آنکه استفاده از این شیوه، تا حد قابل توجهی از میزان سردرگمی نیروی جدید در روزهای ابتدایی فعالیت در سازمان را خواهد کاست، به پرسنل جدید سازمان کمک می کند تا با سرعت بیشتری در مسیر اهداف سازمان قرار گیرد. همچنین باعث می شود کارمند جدید الورود فعالیت خود را صرفا براساس آزمون و خطا و یا با همفکری سایر پرسنل و مدیران بالاسری خود آغاز نماید که قطعا ریسک بالایی خواهد داشت. برای مثال در شرکتی نظیر تویوتا به کارمندان جدید پس از گزینش، اطلاعات کاملی در خصوص پیشینه شرکت تویوتا، معرفی بخش های مختلف، سمت ها و مدیران ارشد، و کارشناسان داده می شود و همچنین توضیح کاملی در خصوص مختصات شغلی که قرار است به ایشان داده شود همراه با ریز فعالیت ها، مسئولیت ها، اختیارات و افرادی که در حین فعالیت روزانه با آنها در بخش های مختلف سازمان می بایست در ارتباط باشد را ارائه می کنند. چنین عملکردهایی از سوی شرکتهای عظیم و معتبری نظیر تویوتا به ما ضرورت استفاده از تکنیک های نوین برنامه ریزی نیروی انسانی بویژه آینده نگری در خصوص جانشین پروری را خاطر نشان می کند.
اهمیت جانشین پروری سطح مدیران میانی را چگونه ارزیابی می‌کنید؟
درک و اجرای این مفهوم در میان مدیران ارشد و میانی سازمان از اهمیت دوچندانی برخوردار است. جایگاه چنین افرادی برای سازمان مهم است و آنها برحسب سمتشان عهده دار مسئولیت چندین کارمند نیز هستند. یافتن جایگزین برای این افراد نیز به خاطر سابقه و تجرباتشان به نسبت سایر کارکنان سازمان سخت تر است. بنابراین هزینه جابجایی این افراد در سازمان به مراتب بالاتر از سایر پرسنل می باشد و همین موضوع کار جانشینی را قدری سخت می کند. البته از زاویه ای دیگر، جانشین پروری برای این سمت ها نیز به نسبت سایر بخش های سازمان ساده تر است. چون سازمانها به راحتی می‌توانند با آموزش افراد پایین و جابجایی شغلی، آنها را برای عهده داری مدیریت های میانی آماده کنند. این شیوه عملکرد برای افراد مختلف ایجاد انگیزه و شور و شوق نیز میکند و همین موضوع باعث تلاش بیشتر کارکنان نیز خواهد شد. با این رویه کلیه پرسنل دائم در تلاش خواهند بود تا استاندارد های لازم برای تصدی سمت های بالاتر را هرچه سریع تر و با کیفیت مناسب تری کسب نمایند. پیشنهاد میکنم مدیران سازمان ها از تکنیک هایی نظیر انتخاب پرسنل برتر هر ماه از حیث میزان کارایی و اخلاق کاری به جهت بالا گاه داشتن میزان انگیزه و کارآیی پرسنل و امیدوار نگاه داشتن آنان به آینده ای روشن در سازمان استفاده کنند.
میزان توجه سازمان های ایرانی به مبحث آموزش در مقوله جانشین پروری را چگونه ارزیابی می کنید؟ و در نهایت چه پیشنهادهایی در این خصوص به مدیران سازمان های ایرانی دارید؟
با توجه به اینکه مبحث آموزش مدت زمانی است به سازمانهای ما ورود کرده است، اما متاسفانه تعداد معدودی از سازمانها به نحو صحیح و کارشناسانه از این موهبت بهره می برند. دلایل گوناگونی در این خصوص وجود دارد نظیر نداشتن استراتژی صحیح در واحد آموزش، بهره نبردن از نیروی متخصص به عنوان مدیر آموزش که در نهایت منجر به انتخاب ناآگاهانه و غیر مؤثر موضوعات آموزشی خواهد شد و در نهایت آموزش های تئوریک و غیر کاربردی که به مرور منجر به ارائه خروجی های بی ارزش و غیر قابل استفاده برای سازمان خواهد شد. پیشنهاد بنده به مدیران اینست که در صورتیکه واحد آموزش ندارند از همین فردا اقدام به ایجاد آن نموده و از فردی متخصص و کارآزموده به جهت تنظیم سرفصل های آموزشی صحیح و کاربردی، متناسب با سمت های موجود در سازمان استفاده نمایند. پرسنل در طول دوران فعالیت خود در سازمان تجرب گوناگونی کسب می کنند. هر ماه از یکی از کارمندان با تجربه خود بخواهید به سایر پرسنلی که سمت مشابه با وی را دارند تجارب خود را منتقل کنند. فرهنگ یادگیری را در سازمان خود شکوفا کنید. با تجربه ها را تشویق کنید تا در صورتیکه دانش و تجربیات خود را منتقل کنند به آنها پاداش خواهید داد. به آنها حس امنیت شغلی بدهید تا هیچگونه ترسی از انتقال اطلاعات خود به سایرین نداشته باشند. به آنها متذکر شوید در سازمان شما افراد صرفا به میزان دانش و تجربه طبقه بندی و رتبه بندی نمی شوند. به آنها بفهمانید فاکتورهایی نظیر اخلاق کاری نیز هموارهمد نظر شماست. به آنها یادآور شوید سازمان شما به پرسنل قدیمی و با تجربه خود همواره وفادار خواهد بود.