مزایای اتوماسیون تبلیغات دیجیتال برای همه روشن است؛ دیگر نیازی به مدیریت دستیِ حساب‌های کاربریِ تبلیغات دیجیتال نیست و وقتی که قرار است صرف این کار شود، به امور رضایت‌بخش‌تری مثل برنامه‌ریزی استراتژیک و آینده‌نگری اختصاص داده خواهد شد. این وضعیت، فشار کاری و استرس اعضای سازمان را تا حد قابل‌ملاحظه‌ای کاهش خواهد داد. هرچند حرف زدن از این پدیده به زبان تئوری آسان است، اما اغلب مدیران نمی‌دانند برای راه‌اندازی اتوماسیون باید از کجا شروع کنند و این مزایای فرضی، چه‌طور به واقعیتِ کسب و کارشان تبدیل خواهد شد.
شاید امروز حس کنید آماده‌ی بهره‌برداری از مزایای اتوماسیون هستید، ولی واقعیت ماجرا این است که تعهد، هماهنگی و برنامه‌ریزی استراتژیک برای نحوه‌ی استفاده از اتوماسیون قبل از پیاده‌سازی آن، شرط لازم برای برخورداری از مزایای این پدیده است. پیش از هر چیز باید استراتژی خود را تعریف کنید، فرآیندهایتان را مستندسازی کنید و برای مدیریت تغییر آماده باشید.
تدوین استراتژی موفقیت
گام اول آماده‌سازی سازمان برای اتوماسیون، ارزیابی و مستندسازی از استراتژی کلی سازمان پیش از پیاده‌سازی اتوماسیون است:
- عامل تمایز و مزایای رقابتی‌تان در بازار را شناسایی کنید.
- ارزش پیشنهادی به مشتری را شناسایی کنید.
- اقدامات‌تان را از ابتدا تا انتها مستندسازی کنید.
این همان چیزی است که هویت سازمان شما را شکل می‌دهد. این ملاحظات شاید ابتدایی به نظر برسد، ولی باید بتوانید آنها را با مهارت و به روشنی برای شریک آینده‌تان در پروژه‌ی اتوماسیون تشریح کنید. باید آماده‌ی تغییر باشید. اتوماسیون فرصت رشدی فزاینده را برای کسب و کار شما فراهم می‌کند. توانایی تشریح ارزش پیشنهادی و اطلاع از این که این ارزش قرار است در نهایت با تغییر و تکامل مواجه شود، به شما کمک می‌کند کسب و کارتان را توسعه بدهید و به ارزش‌ها و منابع درآمدی‌تان تنوع ببخشید.
مستندسازی فرآیندها
یکی دیگر از مراحل آماده‌سازی، این است که ببینید سازمان‌تان در حال حاضر چه‌طور عمل می‌کند. مستندسازی فرآیندهای یک آژانس فعال در حوزه‌ی تبلیغات دیجیتال یعنی تمامی مراحل گردش کار از معارفه تا اجرا با جزییات تشریح شود. انجام این کار، برای شریک آینده‌ی شما در پروژه‌ی اتوماسیون، یک منبع مهم و سازمان‌یافته ایجاد می‌کند که می‌تواند به آن مراجعه کند و از آن برای افزایش بازده عملیاتی و توسعه‌ی کسب و کار استفاده کند.
نمی‌دانید باید از کجا شروع کنید؟ فرض کنید قرار است گردش کار سازمان برای راه‌اندازی یک حساب کاربری تبلیغاتی را برای یکی از اعضای جدید تیم توضیح بدهید. در چنین شرایطی جزییات مهم و روزمره را برای آنها شرح می‌دهید: نحوه‌ی بودجه‌بندی، فعال‌سازی نوتیفیکیشن‌ها، انتخاب مخاطب کمپین، انتخاب محل قرارگیری آگهی و ...
تا این مرحله از کار، آمادگی بیشتری برای اتوماسیون پیدا کرده‌اید. با بررسی این جزییات، می‌توانید بفهمید اعضای تیم‌تان در چه بخش‌هایی می‌توانند در زمان صرفه‌جویی کنند. بعد بخش جذاب ماجرا آغاز می‌شود و می‌توانید وقت ارزشمندِ خریداری‌شده را صرف کارهایی کنید که قبلاً برای آنها وقت چندانی نداشتید؛ مثلاً تدوین استراتژی و خلاقیت.
مدیریت تغییر
از آنجا که اتوماسیون، کسب و کار شما را به شکل قابل‌ملاحظه‌ای تغییر می‌دهد، در سطوح بالای سازمانی باید برای آن وقت و انرژی فراوانی صرف شود. موفق‌ترین آژانس‌هایی که اتوماسیون را برگزیده‌اند، برای در آغوش کشیدن تغییر هم آمادگی داشته‌اند. اعتماد کردن به امکانات و مزایای بی‌شمار اتوماسیون و سرلوحه قرار دادن آن در اقدامات سازمان، کسب و کار شما را در مسیر درست قرار خواهد داد.
بعد از آماده شدن سطوح مدیریتی، وقت آشنا شدن باقی سازمان با تغییرات جدید است. باید فرصت‌ها و مزایای اتوماسیون را برای تیم‌تان شرح بدهید. وقتی اعضای تیم بفهمند دیگر لازم نیست وقت‌شان را صرف امور کم‌ارزش کنند، به پذیرش می‌رسند. متوجه می‌شوند که دیگر می‌توانند نفسی تازه کنند و در اقیانوسِ برنامه‌ریزی استراتژیک شیرجه بزنند. برخلاف تصور عموم، اتوماسیون باعث از دست رفتن شغل اعضای تیم نمی‌شود، بلکه امور کم‌ارزش را از شرح وظایف آنها کم می‌کند تا برای پرداختن به وظایف جدی‌تر و سهیم شدن در ایجاد مزیت رقابتی برای سازمان، فرصت کافی پیدا کنند.
باید توجه داشت که اتوماسیون دیر یا زود در همه‌ی شرکت‌های تبلیغاتی اتفاق می‌افتد. آنچه اهمیت دارد، این است که بدانید اتوماسیون چه‌طور قرار است فرآیندها و گردش کار را در سازمان شما بر اساس اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت‌تان تغییر بدهد. فراموش نکنید تغییر هر چه قدر هم که سخت باشد، همیشه به مزایا و فرصت‌های تازه‌اش می‌ارزد.