جاسوس‌بازی ممنوع!
بر کسی پوشیده نیست که شرکت‌ها دائماً جاسوسیِ کارمندان‌شان را می‌کنند. نشریه‌ی نیویورک‌تایمز اخیراً در مقاله‌ای اعلام کرد که در میان ۱۰ شرکت از بزرگ‌ترین شرکت‌های آمریکایی، ۸ تای آنها کارمندان‌شان را با نرم‌افزارهای مخصوص ردیابی رصد می‌کنند. واشینگتون‌پست هم اعلام کرده در فاصله‌ی سال‌های ۲۰۱۹ تا ۲۰۲۲، میزان تقاضای جهانی برای ابزارهای نظارت بر کارمندان ۶۵ درصد رشد داشته است. رواج دورکاری، رهبران شرکت‌ها را بیش از پیش دچار بدبینی و کج‌خیالی کرده و اغلب آنها گمان می‌کنند باید هر حرکت دیجیتالیِ کارمندان‌شان را زیر نظر داشته باشند.
نرم‌افزارهای مخصوص ارزیابی کارمندان اغلب شاخص‌های بی‌اهمیتی مثل تعداد ایمیل‌های ارسالی و جلسات مجازی و مدت زمانی را که کارمند با کیبرد کامپیوترش تایپ کرده، اندازه‌گیری می‌کنند و کارهایی را که بدون کامپیوتر انجام شده، به حساب نمی‌آورند؛ مثلاً زمانی که صرف فکر کردن، خواندن یا نوشتن روی کاغذ می‌شود. دستاوردها و بازده کاری کارمندان هم از طریق این نرم‌افزارها قابل‌اندازه‌گیری نیست. حتی مدیران شرکت‌های تولیدکننده‌ی این نرم‌افزارها هم چنین استفاده‌ای را از اپلیکیشن‌هایشان تایید نمی‌کنند.
برایان الیوت قائم‌مقام ارشد شرکت اسلک می‌گوید: «اندازه‌گیری میزان بازدهی بر اساس فعالیت‌های سطحی‌ای مثل تعداد پیام‌های ارسال‌شده، حاکی از یک زاویه‌ی دید فوق‌العاده محدود نسبت به مشارکت کارمند در فعالیت‌های سازمان است. این روش نه‌تنها غیرمعقول و سرسری، بلکه اغلب آسیب‌رسان است.»
وقتی کارمندان بدانند عملکردشان بر اساس قوانین نرم‌افزارهای مخصوص ارزیابی سنجیده می‌شود، ایمیل و پیام دادن را نسبت به کار اصلی‌شان در اولویت قرار می‌دهند. این وضعیت به ایجاد یک چرخه‌ی معیوب پاسخ‌گویی منجر می‌شود و کارمندان برای پاسخ‌گویی به نیاز کارفرما، تکنولوژی مورد استفاده، برنامه‌های روزانه و شیوه‌ی کار و زندگی و تعامل با خانواده و دوستان‌شان را تغییر می‌دهند.
هرچند مدیران ممکن است درباره‌ی نحوه‌ی به‌کارگیری نرم‌افزارهای ارزیابی بازدهی در شرکت‌شان دخالتی نداشته باشند، ولی می‌توانند ارزیابی کنند که سبک مدیریت‌شان پیام مشابهی را برای کارمندان ارسال می‌کند یا خیر. به عنوان یک مدیر باید از خودتان بپرسید:
آیا انتظار دارید بلافاصله به ایمیل‌هایتان جواب داده شود؟
آیا از کارمندتان می‌خواهید مرتب شما را در جریان وضعیت کارش قرار دهد یا به او پیام می‌دهید: «فقط می‌خواستم مطمئن بشوم که ایمیل آخرم را دیده‌ای»؟
آیا برنامه‌های کاری را بدون در نظر گرفتن نیازهای کارمندان‌تان و بر اساس برنامه‌ی زمانی خودتان تنظیم می‌کنید؟
آیا جلساتی را بدون دستور کار خاص و تحت عنوان «توفان فکری» برگزار می‌کنید؟
اگر جواب‌تان به هر کدام از پرسش‌های بالا مثبت است، احتمالاً به جای ترغیب کارمندان‌تان برای بالا بردن بازده کاری، مشغول پرت کردن حواس آنها و بر هم زدن تمرکزشان هستید. این چهار استراتژی به شما کمک می‌کند که روش‌تان را تغییر بدهید و فضای کاری مهیا کنید که حواس کسی در آن پرت نشود.
باب گفت‌وگو درباره‌ی عوامل برهم‌زننده‌ی تمرکز کاری را باز کنید
مشکل بزرگِ عدم تمرکز در محیط کار این است که نمی‌توانیم سر کار از مشکل عدم تمرکز حرف بزنیم. برای شکل‌گیری چنین گفت‌وگویی کارمندان باید در محیط کار از نظر روانی احساس امنیت کنند و از در میان گذاشتن افکارشان با مدیر نترسند. فقط وقتی کارمندان مشکلات کاری‌شان را با شما در میان بگذارند، می‌توانید برای آنها راه‌حل پیدا کنید.
برنامه‌ی کاری‌تان را با کارمندان‌تان هماهنگ کنید
بسیاری از مدیران نمی‌دانند کارمندان‌شان وقت‌شان را چه‌طور می‌گذرانند. بعد وقتی کار یا پروژه‌ای بیشتر از حد انتظار طول می‌کشد، به توانمندی یا انگیزه‌ی کارکنان‌شان شک می‌کنند. ولی مساله اینجاست که شاید مشکل طولانی شدن کارها ناشی از جلسات بی‌فایده یا سیل ایمیل‌هایی باشد که بعضی از آنها را خود شما به راه انداخته‌اید. هماهنگ کردن برنامه‌های کاری به شما کمک می‌کند تا بدون نیاز به کنترل بیش از حد جزییات کاری کارمندان، بفهمید آنها وقت‌شان را صرف چه کارهایی می‌کنند. به این ترتیب در زمان‌هایی که نیاز به تمرکز دارند یا در حال استراحت هستند، مزاحمت کمتری برای آنها ایجاد خواهید کرد و آنها هم می‌دانند چه زمانی می‌توانند به شما مراجعه کنند تا تمرکزتان به هم نخورد.
بدون دستور جلسه، جلسه‌ای برگزار نکنید
دستور جلسات، با دلایل موجهی خلق شده‌اند، اما بسیاری از افراد به محض پا گذاشتن به دنیای کار، آنها را نادیده می‌گیرند. اغلب مواقع افراد جلسه می‌گذارند تا زحمت حل یک مشکل خاص به گردن‌شان نیفتد. همکاری، یک ابزار قدرتمند برای حل مساله است، ولی نباید از جلسات به عنوان عامل برهم‌زننده‌ی تمرکز دیگران و وقفه انداختن در کار آنها استفاده کرد.
الگوی خوبی باشید
فرهنگ سازمانی مثل آبشار از بالا به پایین جریان پیدا می‌کند. افراد برای آن که بفهمند چه انتظاراتی از آنها وجود دارد، به مدیران‌شان نگاه می‌کنند. وقتی خودتان مدام وسط جلسات به گوشی‌تان نگاه می‌کنید، نمی‌توانید از کارمندتان انتظار حواس‌جمعی داشته باشید. مهم‌ترین گام برای ایجاد محیط کاری با کارکنان حواس‌جمع، این است که خودتان مدیر حواس‌جمعی باشید.
منبع: hbr